Ideen ordnen
Vorhandene Stichpunkte werden nach Zielgruppe, Problem, Nutzen, Inhalt und Rahmen sortiert.
Ausschreibungen mit KI schreiben: Erst Angebot klären, dann formulieren
Eine Veranstaltungsidee lässt sich mit KI schnell in einen flüssigen Text verwandeln. Wenn aber noch nicht klar ist, für wen das Angebot gedacht ist, welchen Nutzen es hat und was realistisch erreicht werden kann, bleibt auch ein gut formulierter Text beliebig.
Erst das Angebot klären. Dann die Ausschreibung schreiben.
Warum Ausschreibungstexte häufig beliebig wirken
Eine Veranstaltung ist geplant, der Titel fehlt noch und die Website soll möglichst bald aktualisiert werden. Also bekommt die KI einige Stichpunkte und den Auftrag, daraus eine attraktive Ausschreibung zu schreiben. Das Ergebnis klingt oft professionell. Trotzdem könnte derselbe Text fast genauso gut zu vielen anderen Veranstaltungen passen. Typisch sind Formulierungen wie:
- „In diesem praxisnahen Workshop …“
- „Entdecken Sie innovative Möglichkeiten …“
- „Sie erhalten wertvolle Impulse …“
Solche Sätze sind nicht automatisch falsch. Sie sagen aber wenig darüber aus, warum genau dieses Angebot für eine bestimmte Person relevant ist. Häufig liegt das Problem bereits in der Ausgangsidee: Die Zielgruppe ist sehr breit, der Nutzen bleibt abstrakt, Inhalte und Ergebnisse werden vermischt oder das Format verspricht mehr, als in der verfügbaren Zeit möglich ist.
Was sollte vor dem Schreiben geklärt sein?
- Zielgruppe: Wer soll sich konkret angesprochen fühlen?
- Ausgangsproblem: Welche Situation oder Schwierigkeit bringt diese Person mit?
- Nutzen: Was soll nach der Veranstaltung leichter, klarer oder besser möglich sein?
- Rahmen: Was lässt sich mit Format, Dauer und Voraussetzungen tatsächlich leisten?
Aus einem Thema wird noch keine Ausschreibung
Nehmen wir eine sehr knappe Ausgangsidee: Workshop zu KI im Büro, drei Stunden, praxisnah, für Mitarbeitende. Eine KI kann daraus sofort einen vollständigen Veranstaltungstext schreiben. Für eine konkrete Ausschreibung fehlen aber noch einige Informationen:
- Wer genau sind die Mitarbeitenden?
- Welche Aufgaben bearbeiten sie?
- Welches Problem soll der Workshop lösen?
- Was können die Teilnehmenden in drei Stunden tatsächlich ausprobieren oder anwenden?
- Gibt es Voraussetzungen?
In fünf Schritten zur Ausschreibung
Ausgangsidee prüfen
Sammle die vorhandenen Angaben und markiere, was noch fehlt: Thema, Zielgruppe, Ausgangsproblem, Nutzen, Inhalte, Format, Dauer, Voraussetzungen und organisatorische Rahmenbedingungen.
Angebot schärfen
Noch entsteht kein Ausschreibungstext. Prüfe stattdessen:
- Was ist das konkrete Ausgangsproblem?
- Was soll sich durch das Angebot verändern?
- Welche Inhalte tragen dazu bei?
- Was unterscheidet das Angebot von ähnlichen Veranstaltungen?
- Was ist im vorgesehenen Zeitrahmen realistisch?
Entwurf schreiben
Aus der bestätigten Arbeitsgrundlage entsteht der vollständige Ausschreibungstext.
Gegenprüfen
Lass den Entwurf aus einer anderen Perspektive lesen, zum Beispiel aus Sicht einer skeptischen interessierten Person, einer Fachbereichsleitung oder einer Person ohne Vorwissen.
Für den Kanal anpassen
Passe den fertigen Text an den jeweiligen Einsatzort an. Website, Programmheft, Newsletter und Social Media brauchen unterschiedliche Informationsschwerpunkte.
Praxisbaukasten
- Titelrichtungen vergleichen: Lass Titel bewusst unterschiedlich entwickeln, zum Beispiel problemorientiert, nutzenorientiert, sachlich oder formatbezogen. Prüfe anschließend kurz, welche Erwartung sie erzeugen.
- Ähnliche Angebote abgrenzen: Vergleiche Ausschreibungen nach Zielgruppe, Ausgangsproblem, Format und Ergebnis. Lass die wichtigsten Unterschiede benennen.
- Veranstaltungsziele prüfen: Unterscheide zwischen verstehen, ausprobieren, anwenden, übertragen und dauerhaft beherrschen. So wird sichtbar, ob das Ziel zum Zeitrahmen passt.
- Nutzen konkreter formulieren: Prüfe bei abstrakten Aussagen, was Teilnehmende anschließend konkret anders tun können und ob dieses Ergebnis durch Inhalt und Dauer gedeckt ist.
Wann kann KI bei Ausschreibungen sinnvoll helfen?
Fachliche Inhalte, Voraussetzungen oder versprochene Ergebnisse dürfen nicht ergänzt werden, wenn sie nicht bestätigt sind.
Prompt zum Ausprobieren
Schritt 1: Klären
Ich möchte aus der folgenden Idee eine Ausschreibung entwickeln. Schreibe noch keinen Text, sondern stelle mir höchstens sieben gezielte Rückfragen zu Zielgruppe, Ausgangsproblem, Nutzen, Inhalten, Format, Dauer, Voraussetzungen und organisatorischen Vorgaben. Markiere widersprüchliche oder zu allgemeine Angaben.
Meine Ausgangsidee:
[Idee einfügen]
Schritt 2: Arbeitsgrundlage erstellen
Erstelle aus meinen Antworten eine Arbeitsgrundlage mit:
- Ausgangsproblem der Zielgruppe
- Nutzen des Angebots
- zentralen Inhalten
- realistischen Ergebnissen
- Abgrenzung zu ähnlichen Angeboten
- offenen Angaben
Kennzeichne nicht bestätigte Aussagen mit [ANNAHME]. Schreibe noch keine vollständige Ausschreibung.
Schritt 3: Ausschreibung schreiben
Erstelle jetzt auf Grundlage der bestätigten Angaben den Ausschreibungstext mit Titel, optionalem Untertitel, problemorientiertem Einstieg, Nutzen, zentralen Inhalten, Zielgruppe, Voraussetzungen, organisatorischen Angaben und einem klaren Abschluss. Schreibe verständlich, professionell und konkret. Vermeide Werbefloskeln und unbelegte Versprechen.
Umfang:
[Zeichen- oder Wortzahl einfügen]
Typische Fehler
-
Zu früh formulieren
Sobald der erste vollständige Text vorliegt, wird häufig nur noch an diesem Entwurf weitergearbeitet. Grundsätzliche Fragen zum Angebot geraten dabei aus dem Blick.
-
Inhalte mit Nutzen verwechseln
„Kommunikation, Konflikte und Feedback“ beschreibt Themen. Noch offen bleibt, was Teilnehmende anschließend konkret damit tun können.
-
Zu viel versprechen
Umfangreiche Kompetenzentwicklung passt nicht automatisch zu einem kurzen Workshop. Ausschreibung und tatsächliches Format müssen zusammenpassen.
-
Ähnliche Angebote nur umformulieren
Andere Titel und Adjektive machen zwei Veranstaltungen noch nicht unterscheidbar. Dafür braucht es eine erkennbare fachliche oder organisatorische Abgrenzung.
Passendes Material zum Thema
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FAQ
Muss die Ausschreibung schon vollständig geplant sein, bevor ich KI nutze?
Nein. Auch eine erste Idee reicht als Ausgangspunkt. Fehlende Angaben sollten jedoch zunächst als offene Punkte behandelt werden, statt von der KI ergänzt zu werden.
Was mache ich, wenn ich noch nicht genau weiß, wer die Zielgruppe ist?
Dann kann die KI mögliche Zielgruppen unterscheiden und zeigen, wie sich Problem, Nutzen und Ansprache je nach Gruppe verändern würden. Welche Zielgruppe tatsächlich gewählt wird, bleibt eine fachliche Entscheidung.
Kann ich mehrere Veranstaltungsideen miteinander vergleichen?
Ja. Ein Vergleich nach Zielgruppe, Ausgangsproblem, Format, Tiefe und erwartetem Ergebnis kann helfen, Überschneidungen und Unterschiede sichtbar zu machen.
Was sollte ich nach der KI-Bearbeitung selbst kontrollieren?
Prüfe besonders fachliche Aussagen, Veranstaltungsziele, Voraussetzungen, Termine, Preise, Zuständigkeiten und andere organisatorische Angaben. Auch Versprechen über mögliche Ergebnisse sollten noch einmal geprüft werden.
Fazit
Bei Ausschreibungen spart KI vor allem dann Arbeit, wenn sie nicht sofort schreiben muss. Rückfragen, eine klare Arbeitsgrundlage und die Gegenprüfung helfen dabei, eine erste Idee so weit zu klären, dass daraus ein verständlicher Ausschreibungstext entstehen kann.
Der fertige Text kommt erst am Ende.