Notizen ordnen
Stichpunkte aus verschiedenen Quellen werden zusammengeführt und strukturiert.
Protokolle mit KI erstellen
Nach einer Besprechung sind Notizen schnell gesammelt. Schwieriger ist die Frage, was tatsächlich beschlossen, beauftragt oder noch offen ist. Genau diese Unterscheidung sollte vor dem eigentlichen Protokoll geklärt werden.
Erst klären, was gilt. Dann formulieren.
Zusammenfassung ist noch keine Ergebnissicherung
Eine Zusammenfassung beantwortet vor allem die Frage: Worüber wurde gesprochen?
Ein Protokoll muss mehr leisten. Es hält fest, was beschlossen wurde, welche Aufgaben daraus entstehen, wer verantwortlich ist, welche Fristen gelten und welche Fragen offenbleiben.
Schwierig wird das bei ungeordneten Notizen. Vielleicht stehen mehrere Fassungen nebeneinander, ein Name fehlt oder eine Aussage lässt nicht erkennen, ob sie nur diskutiert oder tatsächlich beschlossen wurde.
Genau hier sollte die KI noch keinen schönen Text schreiben. Zuerst muss sichtbar werden, welchen Status die einzelnen Aussagen haben und wo Informationen fehlen.
Beispiel: Aus Stichpunkten ein Ergebnisprotokoll erstellen
Angenommen, in den Notizen steht:
Termin eventuell auf Donnerstag verschieben.
Jana fragt beim Veranstaltungsort nach.
Rückmeldung bis Dienstag?
Thomas hält Donnerstag für schwierig.
Eine direkte Zusammenfassung könnte daraus fälschlicherweise machen: Der Termin wird auf Donnerstag verschoben. Jana klärt die Details bis Dienstag.
Im Ausgangsmaterial ist das aber nicht belegt. Vor dem Schreiben sollte deshalb zunächst getrennt werden:
- Vorschlag: Termin auf Donnerstag verschieben
- Aufgabe: Jana fragt beim Veranstaltungsort nach
- Frist: nicht eindeutig bestätigt
- Einwand: Thomas sieht Schwierigkeiten
- Beschluss: nicht dokumentiert
Erst nach dieser Prüfung lässt sich entscheiden, was in das Protokoll übernommen werden kann.
Welche Protokollform passt?
- Ergebnisprotokoll: Wenn Beschlüsse, Aufgaben und offene Punkte im Vordergrund stehen.
- Verlaufsprotokoll: Wenn Argumente, Einwände und der Weg zu einer Entscheidung nachvollziehbar bleiben müssen.
- Aufgabenübersicht: Wenn nach der Besprechung vor allem geklärt werden soll, wer was bis wann erledigt.
- Projektstand: Wenn Ergebnisse aus mehreren Besprechungen zusammengeführt werden müssen.
Diese Unterscheidung ist wichtig, weil eine KI sonst leicht alles in dieselbe Form presst.
Für verschiedene Arbeitssituationen
- Kurze Besprechung: Beschlüsse, Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und offene Punkte reichen oft aus.
- Lange Sitzung: Themenblöcke getrennt auswerten und erst nach der Prüfung zusammenführen.
- Widersprüchliche Mitschriften: Abweichende Aussagen gegenüberstellen und eine Klärungsfrage formulieren. Nicht automatisch entscheiden, welche Fassung stimmt.
- Mehrere Empfängergruppen: Zuerst eine verbindliche Kernfassung sichern. Danach kann der Informationsumfang für Leitung, Arbeitsteam oder externe Beteiligte angepasst werden. Der Status von Beschlüssen darf sich dabei nicht verändern.
Praxis: Vom Notizzettel zum Protokoll
- Material vorbereiten
Trenne Notizen, Chatverläufe, Präsentationsfolien, frühere Beschlüsse und vorhandene Aufgabenlisten. - Aussagen klassifizieren
Lass jede Aussage einem Status zuordnen: Beschluss, Aufgabe, Information, offene Frage, Vorschlag oder nicht eindeutig. - Lücken markieren
Fehlende Zuständigkeiten und Fristen bleiben sichtbar. Gleiches gilt für Widersprüche und unklare Beschlusslagen. - Protokollform wählen
Je nach Anlass kann ein Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll, eine Beschlussübersicht, Aufgabenliste oder ein Projektstand sinnvoll sein. - Erst jetzt formulieren
Die KI schreibt auf Grundlage der zuvor geprüften Zuordnung. - Genau diese Trennung von Sortieren, Lücken markieren und anschließendem Formulieren findet sich auch im Workbook bei der Promptkette für Ergebnisprotokolle.
Wann kann KI bei Protokollen sinnvoll helfen?
KI kann Unklarheiten markieren, sollte fehlende Entscheidungen aber nicht selbst ergänzen.
Prompt zum Ausprobieren
- Analysiere die folgenden Besprechungsnotizen zunächst nur auf ihren Status. Ordne jede Aussage einer Kategorie zu:
- Beschluss
- Aufgabe
- Information
- Offene Frage
- Vorschlag
- Nicht eindeutig
2. Gib bei Aufgaben zusätzlich aus:
- zuständige Person oder Rolle
- Frist
- erwartetes Ergebnis
3. Ergänze keine fehlenden Angaben. Markiere:
- fehlende Zuständigkeiten mit [ZUSTÄNDIGKEIT OFFEN]
- fehlende Fristen mit [FRIST OFFEN]
- widersprüchliche Angaben mit [WIDERSPRUCH]
- unklare Beschlusslagen mit [NICHT BESTÄTIGT]
4. Schreibe noch kein fertiges Protokoll.
Besprechungsnotizen:
[Notizen einfügen]
5. Nach der menschlichen Prüfung kannst du ergänzen:
Erstelle aus der bestätigten Zuordnung ein kompaktes Ergebnisprotokoll. Übernimm nur bestätigte Angaben und lasse ungeklärte Punkte sichtbar stehen.
Typische Fehler
-
Vorschlag wird zum Beschluss
Aus „Wir könnten den Termin verschieben“ wird im Protokoll plötzlich eine verbindliche Entscheidung.
-
Fehlende Angaben werden ergänzt
Die KI setzt eine Zuständigkeit oder Frist ein, obwohl sie in den Notizen nicht eindeutig genannt wurde.
-
Einwände verschwinden beim Kürzen
Eine abweichende Position oder offene Frage fällt weg, weil die Zusammenfassung möglichst glatt formuliert wird.
-
Ältere Aussagen bleiben scheinbar aktuell
Bei mehreren Protokollen wird nicht erkannt, dass ein späterer Beschluss eine frühere Vereinbarung verändert hat.
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FAQ
Müssen meine Notizen vollständig sein?
Nein. Fehlende Angaben können sichtbar markiert werden. Sie sollten nur nicht von der KI ergänzt werden, als wären sie dokumentiert.
Kann ich Notizen mehrerer Personen verwenden?
Ja. Sinnvoll ist, die Quellen zunächst getrennt zu halten. Widersprüche können dann gezielt verglichen werden.
Kann ich aus dem Protokoll anschließend eine Aufgabenliste erstellen?
Ja. Voraussetzung ist, dass Aufgaben und Zuständigkeiten im Material eindeutig belegt sind. Das Workbook sieht dafür ebenfalls eine eigene Aufgabenübersicht vor.
Sollte ich die KI-Fassung mit den ursprünglichen Notizen vergleichen?
Ja. Namen, Termine, Zahlen, Zuständigkeiten und Entscheidungen gehören zur menschlichen Schlussprüfung.
Kann ich eine Audioaufnahme eines Meetings verwenden?
Technisch ist das je nach Tool möglich. Vorher müssen Datenschutz, Einwilligung und interne Vorgaben geklärt sein. Auch eine Transkription bleibt zunächst Ausgangsmaterial und noch kein geprüftes Protokoll.
Fazit
Ein Protokoll ist dann brauchbar, wenn später eindeutig erkennbar ist, was beschlossen wurde, was noch offen ist und wer den nächsten Schritt übernimmt. KI kann dabei viel Sortierarbeit übernehmen. Die verbindliche Zuordnung bleibt jedoch eine menschliche Entscheidung. Wer diesen Schritt vor das eigentliche Schreiben setzt, erhält aus ungeordneten Notizen eine deutlich belastbarere Grundlage für die weitere Arbeit.